Przedstawiciele branży głośno liczą na to, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KseF) będzie ważnym krokiem na drodze ku digitalizacji branży transportowej. 

- Elektroniczna faktura jest takim pierwszym krokiem do cyfryzacji obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami w branży TSL – twierdzi Tomasz Kosik, CEO Colian Logistic.

Papier nie zniknie

Mimo wielkich haseł o digitalizacji branży TSL, w dziedzinie przepływu dokumentów nadal króluje „papierologia”. Jak podkreśla Kosik, 90% kontrahentów w branży TSL wymienia się dokumentami cały czas w wersji papierowej, co pokazuje jak dużym wyzwaniem jest wprowadzenie KSeF.

Wyzwanie jest tym większe, iż branża transportowa w Polsce jest niezwykle rozproszona – z 200 tys. przedsiębiorstw większość to małe firmy. Poza tym digitalizacja faktur wcale nie musi ułatwiać wszystkich kwestii związanych z dokumentami. 

- Fakturę będziemy mogli odebrać sobie w systemie KSeF, natomiast dokumenty cały czas przyjdą oddzielnie. Odzielnie otrzymamy „WZ-kę”, oddzielnie list przewozowy, czy w wersji papierowej, czy elektronicznej – kontynuuje Kosik.

Uważa, że szczególnie będzie to wyzwaniem dla dużych i średnich firm mających tysiące zleceń miesięcznie. Dodatkowo szef Colian Logistic podkreśla wagę kontynuowania wysiłków cyfryzacyjnych – choćby możliwość posługiwania się dokumentem przewozowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Tomasz Kosik zaapelował o wypracowanie systemu dobrych praktyk na okres dualizmu funkcjonowania dokumentów elektronicznych i papierowych obok siebie.

- Może warto wypracować dobre praktyki związane z wykorzystaniem tej faktury, tak żeby szybko można było weryfikować dokumenty i powiązać je z listami przewozowymi, zleceniami w systemie czy „WZ-kami”, bo schemat tej faktury zakłada nie zakłada w polach obowiązkowych danych takich jak numer zamówienia czy numer zlecenia – tłumaczy Kosik.

Pierwszy krok na drodze ku digitalizacji

Mimo potencjalnego galimatiasu, implementacja KSeF może dla wielu firm być impulsem do optymalizacji procesów. 

- Wprowadzenie KSeF na pewno może posłużyć [firmom-przyp.red.] jako impuls do reorganizacji procesów – mówi Rafał Łuczak, dyrektor IT i wsparcia biznesu w Grupie Transportowej. 

Rafał Łuczak widzi tu szansę na usprawnienie wielu procesów jak np. monitorowanie cyklów płatności, przesyłania i korekt, tworzenie automatycznych alertów, czy automatyczna identyfikacja dokumentów. 

Dodaje, iż konieczny jest dobry system integracyjny, który pomoże spiąć wszelkie dodatkowe informacje powiązane z tymi fakturami.

Przedstawiciekl Grupy Transportowej uważa, iż bez dobrego integratora, bez zautomatyzowania procesów związanych z KSeF, elektroniczne faktury staną się dodatkowym obciążeniem dla polskiej logistyki. 

- Trzeba koniecznie uniknąć, żeby KSeF nie był kolejnym rozwiązaniem, które nas jako transport obciąża kosztowo. Dzisiaj już nie jesteśmy na to gotowi, żeby przyjmować większe koszty. Jesteśmy wszyscy na granicy marżowości i jeśli znowu dołożymy sobie kosztów backofficeowych, które my uwalniamy, no to może się to naprawdę źle skończyć i ta marżowość jeszcze spadnie poniżej granicy opłacalności – przestrzega Łuczak.

- Generalnie nie chcemy pozwolić żeby to 8-9% naszego PKB jakie stanowi transport zaczęło topnieć – przestrzega Rafał Łuczak.

Duzi biorą pod skrzydło

Rafał Łuczak podkreśla, iż większe polskie firmy transportowe powinny służyć pomocą tym mniejszym graczom rynkowym dla których implementacja KSeF to dodatkowe obciążenie czasowe i finansowe.

- W Polsce mamy duże rozproszenie sektora, podczas gdy w Bułgarii, na Węgrzech, u Rumunów funkcjonują w większości duże spółki, duże floty. Trzeba się zastanowić czy aby nie jest to zagrożenie dla naszego rynku. My jako duży gracz próbujemy wspierać tych mniejszych, by się z nami wiązali, żebyśmy funkcjonowali w ramach pewnego rodzaju spółdzielni transportowej – tłumaczy Łuczak.

Dodaje, iż to duzi gracze wprowadzają KSeF jako pierwsi więc będą mieli zarówno zespoły implementujące, ale także doświadczenia, którymi mogą się podzielić z podwykonawcami którzy zajęci są codziennymi zadaniami.

Zegar tyka...

Tomasz Kosik twierdzi, iż jest już ostatni dzwonek na przygotowanie się do implementacji elektronicznych faktur. A nie jest to proces prosty.

- Niektórzy mówią, że jest to projekt techniczny, informatyczny, niektórzy, że finansowy. Natomiast jest to na bez wątpienia projekt interdyscyplinarny, gdzie powinny być w organizacji, zwłaszcza tych dużych, zaangażowane różne kompetencje, czyli zarówno techniczne, finansowe, operacyjne, jak i nawet compliance, bo tylko taki zespół ma szansę na to, żeby spojrzeć na proces – tłumaczy szef Colian Logistic.

Tomasz Kosik twierdzi, iż firmy muszą wypracować proces implementacji KSeF, który będzie jak najlepszy dla danej organizacji i danej branży. W przypadku Colian Logistic to specjalny zespół który będzie wspierany przez doradców technicznych i biznesowych znających przepisy i wprowadzający KSeF. Konieczne jest przygotowanie procedur tak by zespół odpowiedzialny za faktury wiedział jak pracować już od 1 lutego. 

- No i warto mieć plan B. Co zrobić w przypadku gdy coś nie zadziała po naszej stronie lub po stronie KSeF – mówi Kosik.

....także dla małych

A czasu dla małych by implementować KSeF, wbrew pozorom, wcale nie nie zostało wcale tak dużo. Agnieszka Osowska, Kierownik Projektu w Pentacomp Systemy Informatyczne podkreśla, iż choć mniejsze podmioty dołączają do systemu dopiero 1 kwietnia to tak naprawdę już od lutego muszą być przygotowane na odbiór faktur od większych podmiotów. 

A jak te podmioty mają się do zmiany przygotować?

- Przede wszystkim m tak naprawdę warto się skontaktować z firmą, która się tym potrafi zająć – twierdzi Agnieszka Osowska. - Po swojej stronie też trzeba na pewno prześledzić, czy nasze systemy, nieważne czy są nowe czy stare, czy w ogóle mają możliwość wygenerowania takich danych, które są potrzebne do stworzenia tej struktury, której wymaga od nas Ministerstwo Finansów – dodaje. 

Jeśli już jednak wejdziemy we współpracę z firmą oferującą odpowiednie narzędzia to one zajmują się konwersją naszych faktur na odpowiedni format i wysyłką dokumentu.I skończą się robione na kolanie zdjęcia dokumentów w ciężarówce. Zniknie też problem wszelkiego rodzaju pomyłek i długiego oczekiwania na korektę dokumenty – w nowym systemie błędna faktura po prostu nie przejdzie. Systemy kontrolne będą wyłapywały błędy szybciej niż panie z księgowości.