Zgodnie z nową ustawą każdy, kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny. Wysokość przedmiotowej kary została ściśle określona w przepisach i wynosi od 3 tys. zł do 50 tys. zł. Również karze grzywny do 50 tys. zł podlega podmiot, gdy doprowadza cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy za pomocą wprowadzenia go w błąd, wyzyskania błędu, wykorzystania zależności służbowej lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania.

Ustawodawca przewidział liczne obowiązki wynikające z zatrudnienia cudzoziemców, w tym między innymi obowiązek, który w przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemców wszedł w życie 1 lipca br., zaś w przypadku zezwoleń o pracę obowiązuje od 1 sierpnia br. W razie niespełnienia wymogów wynikających z ustawy, organy będą uprawnione do nakładania wysokich kar pieniężnych na przedsiębiorców.

Tylko elektroniczny wniosek

Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy dotyczące zatrudniania cudzoziemców należy załatwić w formie online, przez portal Praca.gov.pl.

Dotyczy to między innymi:

• składania wniosków o zezwolenie na pracę,

• zgłaszania oświadczeń o powierzeniu pracy,

• przesyłania wymaganych dokumentów i załączników do wniosków.

 W sytuacji, gdy wniosek zostanie złożony w inny sposób, pozostawia się go bez rozpoznania.

Konieczność zawarcia umowy z cudzoziemcem

Zgodnie z wprowadzonymi już wcześniej zasadami, powierzenie pracy cudzoziemcowi w większości przypadków wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej, przed dopuszczeniem go do pracy. 

Jeżeli umowa będzie sporządzona w języku polskim, którym cudzoziemiec się nie posługuje, wówczas podmiot powierzający pracę przed podpisaniem umowy przedstawia cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowuje ją przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł. Niespełnienie tego obowiązku będzie wiązało się z nałożeniem kary grzywny od 1 tys. zł do 3 tys. zł.

Przekazywanie umowy o pracę do organów

Przed rozpoczęciem pracy wymagane jest przesłanie kopii umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie o powierzeniu pracy takiej osobie. Należy tego dokonać również za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl.

System teleinformatyczny został dostosowany do nowego obowiązku od:

• 1 lipca 2025 roku – w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleniu na pracę sezonową

• 1 sierpnia 2025 roku – w przypadku zezwolenia na pracę.

A zatem już od 1 lipca br. podmiot, który zatrudnia obywatela spoza UE do pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi ma obowiązek przesłać kopie zawartej umowy do organów. W przypadku pracy wykonywanej na podstawie zezwolenia na pracę, taki obowiązek wszedł w życie 1 sierpnia br.

Co ważne, nieprzesłanie kopii umowy z cudzoziemcem do organu przed rozpoczęciem pracy, będzie wiązało się z karą grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 3 tys. zł.

Powiadamiaj o niepodjęciu, przerwaniu lub zakończeniu pracy

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,

• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące,

• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Ustawodawca przewidział karę grzywny w przypadku nie powiadomienia organów o wyżej wymienionych okolicznościach. Opiewać będzie ona na kwotę nie niższą niż 500 zł.

Brak potrzeby zmiany, obowiązek powiadomienia

Treść przepisów ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej określa przypadki, kiedy zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane. 

Ma to miejsce w sytuacji, gdy:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:

– podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

– podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,

• pracodawcy użytkownika.

• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,

• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Niemniej jednak konieczne jest, aby podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadomił organ, który wydał zezwolenie na pracę, o okolicznościach, o których mowa powyżej. W razie niedopełnienia tego obowiązku, może zostać nałożona kara grzywny w wysokości nie niższej niż 500 zł.

Powiadomienie starosty 

Przepisy nakładają również określone obowiązki na polskie podmioty powierzające pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy zostało wpisane do ewidencji oświadczeń. Taki podmiot ma obowiązek powiadamiać starostę, który dokonał wpisu, o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy,

• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Poza wskazanymi sytuacjami, polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek również powiadamiać starostę, który dokonał wpisu, o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją przed dniem zakończenia określonym w tym oświadczeniu.

Natomiast gdy podmiot nie dopełni powyższych obowiązków lub przekaże nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5 tys. zł.